Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen: Fristen und Vorgaben

Kurz gesagt: Lohnabrechnungen und Lohnunterlagen müssen aufbewahrt werden — die Fristen ergeben sich aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht und unterscheiden sich je Dokument. Werden die Unterlagen digital geführt, gelten zusätzlich die GoBD (revisionssichere Archivierung). Nach Ablauf der Fristen greift die DSGVO-Löschpflicht.

Welche Fristen gelten?

Lohnunterlagen fallen unter mehrere Regelungen:

• Steuerrecht: Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (mehrjährig, je nach Belegart).
• Sozialversicherung: Entgeltunterlagen sind grundsätzlich bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.
• Lohnkonto: Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des jeweils maßgeblichen Zeitraums zu führen und aufzubewahren.

Da sich einzelne Fristen unterscheiden und gesetzlich angepasst werden können, sollten Sie im Zweifel die konkrete Frist je Dokument mit dem Steuerberater klären.

GoBD: digitale Archivierung

Führen Sie Lohnunterlagen digital, müssen sie den GoBD entsprechen: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und vor allem unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar verfügbar. Viele Lohnprogramme und HR-Systeme bieten dafür eine revisionssichere Archivierung — ein sinnvolles Kriterium bei der Software-Auswahl.

Aufbewahrung vs. DSGVO-Löschung

Lohndaten sind personenbezogen. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, hat sie Vorrang vor dem Löschanspruch nach DSGVO. Erst nach Ablauf der Fristen sind die Daten zu löschen, sofern keine anderen berechtigten Gründe bestehen. Ein sauberes Löschkonzept gehört daher zu einer ordentlichen Lohnorganisation.

Wie die Abrechnung überhaupt aussehen muss, erklärt der Beitrag Pflichtangaben einer Lohnabrechnung.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden? Lohnunterlagen unterliegen mehreren Fristen. Als Buchungsbelege gelten steuerlich in der Regel mehrjährige Aufbewahrungsfristen; für die Sozialversicherung sind Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Die genaue Frist hängt von der Art des Dokuments ab.

Müssen Lohnabrechnungen revisionssicher digital archiviert werden? Werden Unterlagen digital geführt, gelten die GoBD: Sie müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein. Viele Lohnprogramme bieten dafür eine revisionssichere Archivierung.

Wie passt die Aufbewahrungspflicht zur DSGVO-Löschung? Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, geht sie einer Löschung nach DSGVO vor. Nach Ablauf der Fristen sind personenbezogene Lohndaten zu löschen, sofern keine anderen Gründe entgegenstehen.

Dieser Beitrag dient der Orientierung und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen.