Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen? Pflichtangaben erklärt

Kurz gesagt: Eine Lohnabrechnung (Entgeltabrechnung) muss bestimmte Pflichtangaben enthalten — geregelt in § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung. Dazu gehören Daten zu Arbeitgeber und Beschäftigtem, Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, der Abrechnungszeitraum sowie Brutto, Abzüge und Netto im Detail.

Diese Angaben gehören auf die Abrechnung

Nach der Entgeltbescheinigungsverordnung enthält eine ordnungsgemäße Abrechnung unter anderem:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem,
• Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID),
• Steuerklasse, ggf. Faktor, Kinderfreibeträge, Konfession (für die Kirchensteuer),
• Abrechnungszeitraum und Zahl der Steuer-/SV-Tage,
• Bruttobezüge (Lohn/Gehalt, Zuschläge, Sachbezüge),
• Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung),
• Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag.

Warum Steuer-ID und Steuernummer wichtig sind

Die Steuer-ID des Beschäftigten dient dem Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und ordnet die Lohnsteuer eindeutig zu — deshalb steht sie auf der Abrechnung. Nicht zu verwechseln ist sie mit der Steuernummer des Arbeitgebers, die dessen Betriebsstätte beim Finanzamt kennzeichnet. Eine gute Lohnsoftware pflegt diese Merkmale und den ELStAM-Abruf automatisch.

Wer ist zur Abrechnung verpflichtet?

Nach § 108 GewO ist dem Beschäftigten bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Sie kann nur entfallen, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat. Das gilt auch für Minijobs (siehe Lohnabrechnung Minijob).

Wie lange die Unterlagen aufzubewahren sind, erklärt der Beitrag Aufbewahrungspflicht. Welche Software die Pflichtangaben und Meldeverfahren zuverlässig abbildet, zeigt der Anbietervergleich.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen? Eine Entgeltabrechnung muss nach der Entgeltbescheinigungsverordnung unter anderem enthalten: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Versicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Abrechnungszeitraum, Brutto- und Nettobezüge, die einzelnen Bezüge und Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge) sowie Angaben zu Beiträgen und Freibeträgen.

Warum steht die Steuer-ID auf der Lohnabrechnung? Die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) dient dem Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und ordnet die Lohnsteuer eindeutig zu. Sie gehört deshalb zu den üblichen Angaben auf der Entgeltabrechnung.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen? Ja. Nach § 108 der Gewerbeordnung ist dem Beschäftigten bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Sie kann entfallen, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat.

Dieser Beitrag dient der Orientierung und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen.